Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Flow Information Technology S.R.L. („Flow”, „noi”), cu sediul în București, Sector 2, Str. Italiană nr. 21, cod poștal 020974, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/24935/2022, CUI RO47360774.

Suntem operatorul datelor cu caracter personal colectate prin site-ul flowit.ro și în relația cu clienții noștri, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”).

Ne puteți contacta pentru orice întrebare legată de datele dumneavoastră la contact@flowit.ro sau prin poștă la adresa de mai sus.

 

2. Cui i se aplică această politică

Această politică se aplică:

• vizitatorilor site-ului flowit.ro (inclusiv paginile de campanie de tip landing page);
• persoanelor care ne contactează prin formularele de pe site, prin email sau telefon;
• reprezentanților și persoanelor de contact ale clienților și potențialilor clienți ai Flow (activăm exclusiv business-to-business; datele pe care le prelucrăm sunt, de regulă, date profesionale de contact).

 

3. Ce date prelucrăm, în ce scop și pe ce temei

3.1. Formularele de contact și de ofertare de pe site

Când completați un formular pe flowit.ro (cerere de ofertă, contact), colectăm: nume și prenume, adresă de email, număr de telefon, denumirea companiei, mesajul dumneavoastră și, în funcție de formular, opțiuni privind serviciul sau pachetul de interes, precum și pagina de pe care ați trimis formularul.

• Scop: să vă răspundem la solicitare, să pregătim și să vă transmitem oferta, să comunicăm cu dumneavoastră în etapa precontractuală.
• Temei: demersuri precontractuale la cererea dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).
• Retenție: 2 ani de la ultima interacțiune, dacă nu se încheie un contract; dacă deveniți client, datele intră în evidența contractuală (pct. 3.4).

Trimiterea formularului declanșează o notificare pe emailul nostru intern și înregistrarea solicitării în sistemul site-ului. Datele din formulare nu sunt folosite pentru abonare automată la comunicări de marketing.

3.2. Comunicare directă (email, telefon)

Dacă ne contactați direct, prelucrăm datele de contact și conținutul corespondenței pentru a vă răspunde și a ține evidența comunicării. Temei: interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor și de a administra relația comercială (art. 6 alin. 1 lit. f). Retenție: pe durata relației și 3 ani după încheierea acesteia.

3.3. Măsurare de trafic și de campanii publicitare (cookie-uri)

Cu consimțământul dumneavoastră, exprimat prin bannerul de cookie-uri (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR și legislația ePrivacy), folosim pe site:

• Google Analytics 4 — statistici agregate despre utilizarea site-ului (pagini vizitate, sursa traficului, tip de dispozitiv, evenimente precum trimiterea unui formular). Datele includ identificatori online și adresa IP (trunchiată/prelucrată de Google conform setărilor GA4).
• Google Ads (măsurarea conversiilor) — pentru a ști dacă o vizită venită dintr-un anunț a dus la o cerere de ofertă. Nu primim de la Google identitatea dumneavoastră, ci date de măsurare a campaniilor.
• Google Tag Manager — instrumentul tehnic prin care încărcăm serviciile de mai sus.

Cookie-urile strict necesare (de exemplu, cele care rețin alegerea din bannerul de consimțământ sau susțin funcționarea formularelor) nu necesită consimțământ și nu pot fi dezactivate din banner.

Vă puteți retrage oricând consimțământul prin ștergerea cookie-urilor din browserul dumneavoastră (la următoarea vizită bannerul vă va solicita din nou opțiunea) sau printr-o cerere transmisă la contact@flowit.ro. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării anterioare.

• Retenție: conform duratei de viață a fiecărui cookie și setărilor de retenție din Google Analytics (cel mult 14 luni).

3.4. Clienți: contract, facturare, furnizarea serviciilor

Pentru clienții noștri prelucrăm datele persoanelor de contact (nume, funcție, email, telefon, companie), date contractuale și de facturare, precum și datele necesare furnizării serviciilor IT contractate (de exemplu, conturi de utilizator, solicitări de suport, informații tehnice despre echipamente și sisteme).

• Temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b); obligații legale — fiscale și contabile — pentru documentele financiar-contabile (art. 6 alin. 1 lit. c); interesul legitim pentru evidența operațională a serviciilor (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Retenție: pe durata contractului; documentele financiar-contabile — pe termenele legale de arhivare; evidența operațională — 3 ani după încetarea contractului.

Atunci când, în furnizarea serviciilor IT, accesăm sisteme ale clientului care conțin date personale ale angajaților sau clienților acestuia, acționăm de regulă ca persoană împuternicită a clientului, în baza contractului — acele prelucrări nu fac obiectul acestei politici, ci al contractului cu clientul respectiv.

 

4. Cui divulgăm datele

Nu vindem datele dumneavoastră. Le divulgăm doar către:

• Furnizori de servicii (persoane împuternicite): Google Ireland Ltd. (Analytics, Ads, Tag Manager) și furnizorii instrumentelor software folosite pe site, care acționează pe baza unor acorduri de prelucrare a datelor. Site-ul și emailul flowit.ro sunt găzduite pe infrastructură proprie, administrată direct de Flow.
• Autorități publice, atunci când legea ne obligă.
• Consultanți profesioniști (contabil, avocat), în măsura strict necesară.

Transferuri în afara SEE: serviciile Google pot implica transferul unor date (identificatori online, date de măsurare) către Google LLC în Statele Unite. Aceste transferuri se bazează pe Decizia de adecvare UE–SUA (EU–U.S. Data Privacy Framework) și, după caz, pe Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene.

 

5. Cât timp păstrăm datele

Duratele concrete sunt indicate la fiecare scop în secțiunea 3. Ca regulă: păstrăm datele cât este necesar scopului pentru care au fost colectate, apoi le ștergem sau le anonimizăm, cu excepția situațiilor în care legea impune un termen mai lung (de exemplu, arhivarea documentelor financiar-contabile) sau în care păstrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

 

6. Cum protejăm datele

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: comunicare criptată (HTTPS) pe întreg site-ul, acces restricționat la datele din solicitări, actualizarea și monitorizarea sistemelor pe care rulează site-ul. Ca furnizor de servicii IT, securitatea informației este parte din activitatea noastră de bază.

 

7. Drepturile dumneavoastră

Aveți următoarele drepturi, conform GDPR:

• acces la datele pe care le deținem despre dumneavoastră și la informații despre prelucrare;
• rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), în condițiile art. 17 GDPR;
• restricționarea prelucrării, în condițiile art. 18 GDPR;
• portabilitatea datelor prelucrate automat pe bază de consimțământ sau contract;
• opoziția față de prelucrările întemeiate pe interes legitim;
• retragerea consimțământului, oricând, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efecte juridice — nu folosim astfel de procese decizionale.

Pentru exercitarea drepturilor, scrieți-ne la contact@flowit.ro. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu două luni în cazuri complexe, cu informarea dumneavoastră. Pentru protecția datelor, putem solicita informații rezonabile de verificare a identității.

Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formulare este necesară pentru a vă putea răspunde; celelalte date sunt opționale.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro — sau de a vă adresa instanțelor competente.

 

8. Linkuri către terți

Site-ul poate conține linkuri către pagini ale unor terți (de exemplu, parteneri tehnologici). Nu răspundem pentru practicile de confidențialitate ale acestora; vă recomandăm să consultați politicile lor înainte de a le furniza date.

 

9. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări în serviciile sau practicile noastre. Versiunea curentă, cu data ultimei actualizări, este publicată permanent pe această pagină. În cazul modificărilor semnificative, vom afișa o notificare vizibilă pe site.

 

Această politică a intrat în vigoare la 4 iulie 2026 și înlocuiește versiunea din 30 septembrie 2020.